Bevor eine neue Festplatte benutzt werden kann, muss sie wie jeder magnetische Datenträger formatiert werden. Dabei wird die Festplatte in so genannte Spuren und Sektoren (Speichereinheiten) unterteilt. Kauft man einen neuen PC, ist dies normalerweise schon erledigt und auch das Betriebssystem schon installiert..
Die Festplatte kann dabei auch in mehrere so ganannte Partitionen unterteilt werden. Jede Partition stellt sich dem Benutzer des Computers dann als ein seperates Laufwerk mit eigenem Laufwerksbuchstaben (C: D: etc.) dar. Dies ist organisatorisch sehr praktisch: So können z.B. das Betriebssystem und die Programme auf der einen (C:), die Daten auf der anderen Partition (D:) gespeichert werden.
Ist (D:) eine seperate Festplatte oder nur eine Partition? Diese Ansicht im Windows-Explorer verrät es nicht.
Beim Formatieren wird auch das Dateisystem festgelegt. Dies ist das Ordnungssystem, nach dem die Dateien gespeichert und wieder ausgelesen werden können. Eine Dateizuordnungstabelle am Anfang der Festplatte wird vom Lesekopf bei jeder Lese-/Schreibaktion zuerst abgetastet und hilft beim Finden der Daten. Verschiedene Betriebssysteme unterstützen verschiedene Dateisysteme. Disketten wurden mit dem ursprünglichen FAT-System (File Allocation Table) formatiert. Festplatten wurden ab Windows 95 mit VFAT, ab Windows XP im NTFS-System formatiert.
Beim Löschen einer Datei wird normalerweise nur der Eintrag in der Dateizuordnungstabelle gelöscht und damit der Speicherplatz zum Überschreiben freigegeben. Hat man versehentlich wichtige Daten gelöscht (und den Windows Papierkorb geleert), sollte nicht lange gezögert und spezielle Datenrettungs-Software zur Wiederherstellung eingesetzt werden.
Natürlich macht eine Datensicherung (Backup) von einer Partition auf eine andere Partition keinen Sinn, denn Festplatte kaputt - alle Partitionen kaputt! Manchmal muss man also erst herausfinden, ob sich hinter einem anderen Laufwerk auf dem Bildschirm auch wirklich ein anderes (physisches) Laufwerk befindet oder nur eine andere Partition.
Zur regelmäßigen Datensicherung (oder zur Speicherplatzerweiterung oder zum Transport großer Datenmengen) eignen sich besonders gut externe Festplatten. Diese sind normalerweise mit einem USB-Anschluss versehen und können daher besonders einfach an jeden Computer angeschlossen werden.