Eine Liste der privaten Filme lässt sich sicherlich problemlos in Excel erstellen. Die Frage ist nur: was macht man mit dieser Liste? Vielleicht kann man sie ausdrucken und Freunden schicken - mit dem Vermerk "ich mache einen Filmeabend - was wollt Ihr sehen?". Was aber, wenn wir die Liste nach verschiedenen Kriterien auswerten wollen? Z.B.
Auch in Excel oder Calc wäre eine solche Auswertung bis zu einem bestimmten Grad möglich. Ehrlich gesagt: in diesem Beispiel findet die Auswertung wohl meist nach einfachem Durchsehen der Liste im Kopf statt.
Für eine Auswertung mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Calc müssten wir allerdings die Tabelle mit den Daten direkt verändern, nach bestimmte Kriterien sortieren, bestimmte Formeln einsetzen etc. Für jede Auswertung müssen wir nun evtl. neu sortieren und andere Formeln einsetzen. So überschreiben wir entweder die erste Auswertung, oder wir kopieren das ganze Tabellenblatt für die neue Auswertung. In letzterem Fall hätten wir dann alle Daten mehrfach - das Hinzufügen, Löschen oder Korrigieren von Daten wird irgendwann unmöglich. Kämen neue Filme hinzu, müssten auch die Formeln in die neuen Zeilen kopiert werden, evtl. in Formeln angegebene Zellbereiche neu angegeben werden etc.
In Datenbanken wird strikt zwischen den gesammelten Daten (Tabellen) und der Verarbeitung (Abfragen, Berichte, Formulare) getrennt. Die Datensammlung wird dabei durch die Auswertung nicht verändert.
Jede Art von Objekten, Personen oder Vorgängen kommt in eine eigene Tabelle. Filme kommen in eine Film-Tabelle, Schauspieler in eine Schauspieler Tabelle, etc. Keine Daten liegen doppelt vor. Diese Tabellen werden miteinander in Beziehung gesetzt, um Abfragen wie die obigen möglich zu machen bzw. um das Eingeben über ein Formular in mehrere Tabellen zu ermöglichen. So lassen sich auch riesige Datenmengen übersichtlich sammeln und verwalten.
Wie schon erwähnt, werden Im Gegensatz zu einem Tabellenkalkulationsprogramm die Datentabellen selbst durch die Abfragen nicht verändert. Es müssen keine Formeln in die Datentabellen selbst geschrieben (und in alle Zeilen kopiert) werden. Alle Abfragen können unabhängig von den Daten gespeichert werden - kommen neue Daten in der Film-Tabelle hinzu, sind automatisch alle Abfragen aktualisiert. Denn wird eine Abfrage geöffnet (ausgeführt), greift sie jedesmal auf die aktuellen Datentabellen zu. Auch bei Daten, die sich in nur einer einzigen Tabelle organisieren lassen, kann es daher bei einer gewissen Menge an Daten bereits sinnvoll sein, ein Datenbankprogramm statt einem Tabellenkalkulationsprogramm zu benutzen.
Dehnen wir die private Videosammlung auf die Bedürfnisse eines Videoverleihs aus und überlegen uns, welche Daten gesammelt werden müssen. Wir brauchen je eine Tabelle mit:
Diese Tabelle können in einer Datenbank über Beziehungen miteinander verknüpft werden. So können wir Abfragen erzeugen wie z.B: